ISO adalah sebuah kata yang berasal dari bahasa Yunani yang berarti sama
(Suardi, 2003). Pertama kali ISO didirikan di Jenewa, Swiss, pada tahun
1947. ISO merupakan singkatan dari International Organization for
Standardization. ISO adalah badan standar dunia yang dibentuk untuk
meningkatkan perdagangan internasional yang berkaitan dengan perubahan
barang dan jasa. ISO dapat disimpulkan sebagai koordinasi standar kerja
internasional, publikasi standar harmonisasi internasional, dan promosi
pemakaian standar internasional.
Pada intinya, ISO bertujuan untuk
mengharmonisasi standar-standar nasional di masing-masing negara menjadi
satu standar internasional yang sama.
ISO digunakan sebagai: (Rabbit & Bergh, 1994)
• Fondasi dari kegiatan perbaikan yang kontinu untuk kepuasan pelanggan.
• Sistem dokumentasi yang benar dari perusahaan.
• Cara yang jelas dan sistematik dari manajemen mutu.
• Mendapatkan stabilitas dan konsistensi dalam kegiatan dan sistem.
• Kerangka kerja yang bagus untuk perbaikan mutu.
•
Praktek manajemen yang lebih efektif dengan otoritas dan tanggung jawab
yang jelas terhadap orang yang berkaitan dengan mutu proses dan produk.
• Pedoman untuk melakukan segala sesuatu dengan benar di setiap saat.
• Cara untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, mutu, dan kemampuan berkompetensi dari perusahaan.
• Persyaratan untuk melakukan bisnis internasional
Seri ISO 9000
Ada
berbagai macam seri dari ISO 9000 yang memiliki standar, pedoman, dan
laporan yang terangkum di dalamnya. Seri ISO 9000 terdiri dari: (Suardi,
2003, p. 33-34)
• ISO 9000:2000: Dasar dan Kosakata Sistem Manajemen Mutu
• ISO 9001:2000: Persyaratan Sistem Manajemen Mutu
• ISO 9004:2000: Pedoman untuk Kinerja Peningkatan Sistem Manajemen Mutu
• ISO 19011: Pedoman Audit Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan
Pengertian ISO 9001:2000
ISO
9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen
kualitas. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan
rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu,
yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk
yang dapat menjamin kepuasan pelanggan. ISO 9001:2000 bukan merupakan
standar produk.
ISO 9001:2000 hanya merupakan standar sistem manajemen (Gaspersz, 2001, p.1).
ISO
9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan
persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk. ISO 9001:2000
hanya merupakan standar sistem manajemen mutu (Gaspersz, 2001,p.1).
Model Proses ISO 9001:2000
Model
proses ISO 9001:2000 terdiri dari lima bagian utama yang menggambarkan
sistem manajemen organisasi, yaitu (Gaspersz, 2001, p.3):
1. Sistem Manajemen Kualitas (Klausul 4 dari ISO 9001:2000).
2. Tanggung Jawab Manajemen (Klausul 5 dari ISO 9001:2000).
3. Manajemen Sumber Daya (Klausul 6 dari ISO 9001:2000).
4. Realisasi Produk (Klausul 7 dari ISO 9001:2000).
5. Analisis, Pengukuran, dan Peningkatan (Klausul 8 dari ISO 9001:2000).
Prinsip-Prinsip dasar ISO 9001:2000
ISO 9001:2000 disusun berlandaskan pada delapan prinsip dasar.
Prinsip-prinsip
ini digunakan oleh top management untuk membantu meningkatkan kinerja
dari sebuah industri atau perusahaan. Berikut ini adalah 8 prinsip dasar
ISO 9001:2000 (Gaspersz, 2001, p. 75-84):
1. Fokus Pelanggan
Industri
atau perusahaan sangat tergantung pada pelanggan. Karena itu, setiap
industri atau perusahaan harus memahami kebutuhan dan keinginan
pelanggan baik kebutuhan dan keinginan sekarang maupun yang akan datang.
2. Kepemimpinan
Pemimpin
dari industri atau perusahaan harus mampu menetapkan tujuan dan arah
dari industri atau perusahaan. Selain itu, pemimpin dari industri atau
perusahaan harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar
orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai
tujuan-tujuan industri atau perusahaan.
3. Keterlibatan Personel
Keterlibatan
personel merupakan faktor yang penting. Dengan melibatkan seluruh
personel, manfaat yang diterima industri atau perusahaan akan lebih
besar. Manfaat-manfaat yang diperoleh apabila industri atau perusahaan
menerapkan prinsip keterlibatan personel adalah:
• Orang-orang dalam industri atau perusahaan menjadi termotivasi,memberikan komitmen, dan terlibat.
•
Orang-orang dalam industri atau perusahaan lebih giat dalam melakukan
inovasi agar tujuan-tujuan industri atau perusahaan tercapai.
• Orang-orang dalam industri atau perusahaan menjadi bertanggung jawab terhadap kinerja mereka.
4. Pendekatan Proses
Suatu
hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila
aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu
proses. Salah satu metode yang dipakai untuk pendekatan proses adalah
PDCA. PDCA secara singkat dapat diuraikan sebagai berikut:
• Plan : Tetapkan tujuan dan proses yang diperlukan untuk menyerahkan hasil yang sesuai dengan persyaratan pelanggan
• Do : Implementasi proses
• Check : Memantau dan mengukur proses terhadap kebijakan tujuan dan persyaratan bagi produk dan laporkan hasilnya
• Action : Lakukan tindakan perbaikan secara berkelanjutan
5. Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen
Pengidentifikasian,
pemahaman, dan pengelolaan, dari proses-proses yang saling berkaitan
sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan
efisiensi terhadap industri atau perusahaan dalam mencapai
tujuan-tujuannya.
6. Peningkatan Terus-Menerus
Peningkatan
terus-menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi
tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus-menerus dilakukan untuk
meningkatkan efektivitas organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan
dari organisasi.
7. Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan
Keputusan yang efekif adalah berdasarkan pada analisis data dan informasi.
Analisis
data dan informasi berguna untuk menghilangkan akar penyebab masalah,
sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan
efisien. harus ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan
efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.
8. Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan
Suatu
industri dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan
yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam
menciptakan nilai tambah.
Langkah-Langkah Dalam Menerapkan ISO 9001:2000
Berikut ini dapat dilihat langkah-langkah yang diperlukan dalam menerapkan ISO 9001:2000 (Gaspersz, 2001):
• Tahap Persiapan
Tahap
persiapan ini meliputi persiapan pembentukan tim pengembangan mutu dan
pelatihan dasar untuk memahami sistem manajemen mutu sesuai standar.
• Tahap Pengembangan
Tahap
pengembangan ini melibatkan aktivitas industi atau perusahaan, meninjau
semua dokumentasi yang ada dan mengembangkan sistem mutu dalam
organisasi. Pelatihan yang lebih detil lagi mungkin diperlukan untuk
pelatihan karyawan dalam kunci-kunci pengembangan mutu. Jika industi
atau perusahaan berskala cukup besar, bisa dipertimbangkan untuk
menggunakan konsultan eksternal untuk membantu mempersiapkan sistem
manajemen mutu.
• Tahap Implementasi
Sistem manajemen mutu yang
telah dikembangkan perlu diimplementasikan dalam proyek yang sebenarnya
untuk selanjutnya dikaji dalam tahap berikutnya.
• Tahap Audit
Audit
sistem manajemen mutu dilaksanakan setelah implementasi berjalan untuk
jangka waktu yang telah ditentukan. Tujuan dari audit sistem manajemen
mutu adalah untuk memastikan apakah semua operasional dalam organisasi
sudah berjalan sesuai dengan prosedur.
• Tahap Sertifikasi
Tahap
ini meliputi sertifikasi oleh Badan Sertifikasi yang terakreditasi.
Setelah melalui tahap ini, industi atau perusahaan resmi sebagai
pemegang sertifikat ISO.