Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
Berbagai pandangan mengenai definisi perencanaan sumber daya manusia
seperti yang dikemukakan oleh Handoko (1997, p. 53) Perencanaan sumber
daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian
kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan
bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan
untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh
kondisi-kondisi tersebut. Di mana secara lebih sempit perencanaan sumber
daya manusia berarti mengestimasi secara sistematik permintaan
(kebutuhan) dan suplai tenaga kerja organisasi di waktu yang akan
datang. Pandangan lain mengenai definisi perencanaan sumber daya manusia
dikemukakan oleh Mangkunegara ( 2003, p. 6) Perencanaan tenaga kerja
dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga
kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian, dan
pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan
organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat
dan bermanfaat secara ekonomis.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia
Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain: (Handoko, 1997, p. 55-57)
1. Lingkungan Eksternal
Perubahan-perubahan
lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak
mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.
a. Perkembangan ekonomi
mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh
tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor
penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
b. Kondisi
sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya
manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap
dan tingkah laku, dan sebagainya.
c. Sedangkan perubahan-perubahan
teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit
dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan contoh jelas
bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.
d.
Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan
mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh,
“pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan
penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.
2. Keputusan-keputusan Organisasional
Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.
a. Rencana stratejik perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh.
Ini
mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran
seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru.
Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang
dibutuhkan di waktu yang akan datang.
b. Dalam jangka pendek, para
perencana menterjemahkan rencana-rencana stratejik menjadi operasional
dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek
yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.
c. Forecast
penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan
perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.
d. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.
e.
Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan
dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat
ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.
3. Faktor-faktor Persediaan Karyawan
Permintaan
sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan.
Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan
kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan
trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang
akurat.
Manfaat Perencanaan SDM
Dengan
perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat
baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut
antara lain: (Rivai, 2004, p. 48)
1. Perusahaan dapat memanfaatkan
sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik.
Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan
inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam
perusahaan. Inventarisasi tersebut antara lain meliputi:
a. Jumlah karyawan yang ada
b. Berbagai kualifikasinya
c. Masa kerja masing-masing karyawan
d. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti
e. Bakat yang masih perlu dikembangkan
f. Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan
Hasil
inventarisasi tersebut sangat penting, bukan hanya dalam rangka
pemanfaatan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang,
akan tetapi setidaknya berhubungan dengan empat kepentingan di masa
depan, yaitu:
a. Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan jabatan yang lebih tinggi jika karena berbagai sebab terjadi kekosongan.
b. Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama.
c.
Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti seseorang
ditugaskan ke lokasi baru tetapi sifat tugas jabatanya tidak mengalami
perubahan.
2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang,
efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya
manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard
Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki yang
meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas
masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan
keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat
diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan sumber daya
manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
3. Produktivitas
dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan,
pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan
mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan
mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui
pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan
sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yang
akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam menangani
pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan perusahaan.
4.
Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan
tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya
untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas
baru kelak.
5. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang
dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi
ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat
semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki
sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai
tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri).
Dengan adanya
informasi ini akan memudahkan manajemen melakukan perencanaan sumber
daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi
canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era
perubahan yang serba cepat.
6. Seperti telah dimaklumi salah satu
kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan termasuk perencanaan
sumber daya manusia adalah penelitian.
Berdasarkan bahan yang
diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk kepentingan perencanaan
sumber daya manusia, akan timbul pemahaman yang tepat tentang situasi
pasar kerja dalam arti:
a. Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan segi jumlah, jenis, kualifikasi dan lokasinya.
b.
Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar
belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya.
Pemahaman demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan dengan situasi pasaran kerja tersebut.
7.
Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program
kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam
perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan
karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi
peningkatan kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai
sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun
program kerja yang realistik.
8. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar
kerja merupakan sumber untuk mencari calon-calon sumber daya manusia
yang potensial untuk diterima (recruiting) dalam perusahaan. Dengan
adanya data perencanaan sumber daya manusia di samping mempermudah
mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat pula digunakan untuk
membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber daya manusia.
9. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia.
Perencanaan
sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan acuan,
tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya data yang
lengkap tentang potensi sumber daya manusia akan lebih mempermudah dalam
menyusun program yang lebih matang dan lebih dapat
dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui
manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan
sebagai sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya
tujuan dari perusahaan.