Definisi Iklim Komunikasi Organisasi
Iklim komunikasi
organisasi telah melahirkan beberapa definisi, di antaranya: Menurut
Tagiuri, Iklim Komunikasi Organisasi adalah kualitas yang relatif abadi
dari lingkungan internal organisasi yang dialami oleh
anggota-anggotanya, mempengaruhi tingkah laku mereka serta dapat
diuraikan dalam istilah nilai-nilai suatu set karakteristik tertentu
dari lingkungan. (Soemirat,Ardianto, Suminar, 1999: p. 69).
Payne dan
Pugh mendefinisikan organisasi sebagai suatu konsep yang merefleksikan
isi dan kekuatan dari nilai-nilai umum, norma, sikap, tingkah laku dan
perasaan anggota terhadap suatu sistem sosial. (Soemirat, Ardianto,
Suminar,1999: p. 69).
Hillreiger dan Slocum mengatakan Iklim
Komunikasi Organisasi adalah suatu set atribut organisasi, yang
menyebabkan bagaimana berjalannya subsistem organisasi terhadap anggota
dan lingkungannya. (Soemirat, Ardianto, Suminar,1999: p. 69).
Redding
mengatakan iklim komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang
terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi
bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan memberi mereka
kebebasan dalam mengambil resiko; mendorong mereka dan memberi mereka
tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas mereka dan menyediakan
informasi yang terbuka dan cukup tentang organisasi; mendengarkan dengan
penuh perhatian serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dan
terus terang dari anggota organisasi; secara aktif memberi penyuluhan
kepada pra anggota organisasi sehingga mereka dapat melihat bahwa
keterlibatan mereka penting bagi keputusan-keputusan dalam organisasi;
dan menaruh perhatian pada pekerjaan yang bermutu tinggi dan memberi
tantangan. (Pace dan Faules, 2002: p.148)
Pace and Faules mengatakan
iklim komunikasi organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas
unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap
komunikasi. (Pace dan Faules, 2002:p. 149). Dennis mendefinisikan iklim
komunikasi organisasi sebagai kualitas pengalaman yang bersifat objektif
mengenai lingkungan internal organisasi, yang mencakup persepsi anggota
organisasi terhadap pesan dan hubungan pesan dengan kejadian yang
terjadi di dalam organisasi. (Soemirat, Ardianto, Suminar,1999:p.69)
Untuk
menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut
mempercayai mereka dan memberi mereka kebebasan dalam mengambil resiko;
mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dalam mengerjakan
tugas-tugas mereka dan menyediakan informasi yang terbuka dan cukup
tentang organisasi; mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh
informasi yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota
organisasi; secara aktif memberi penyuluhan kepada pra anggota
organisasi sehingga mereka dapat melihat bahwa keterlibatan mereka
penting bagi keputusan-keputusan dalam organisasi; dan menaruh perhatian
pada pekerjaan yang bermutu tinggi dan memberi tantangan. Iklim
komunikasi di dalam sebuah organisasi itu penting karena secara tidak
langsung iklim komunikasi organisasi dapat mempengaruhi cara hidup
orang-orang di dalam sebuah organisasi: kepada siapa orang-orang
berbicara, siapa saja yang disukai, bagaimana perasaan masing-masing
orang, bagaimana kegiatan kerja berlangsung dan bagaimana perkembangan
orang-orang di dalam organisasi (Pace dan Faules, 2002: p. 148). Menurut
Redding, yang dikutip oleh Pace dan Faules menyatakan bahwa ”iklim
komunikasi organisasi jauh lebih penting daripada keterampilan atau
teknik-teknik komunikasi semata-mata dalam menciptakan suatu organisasi
yang efektif“. (Pace dan Faules, 2002:p.149)
Dari
sini dapat dilihat bahwa iklim komunikasi di dalam sebuah organisasi
itu perlu untuk diperhatikan agar dapat menciptakan sebuah organisasi
yang efektif. Di dalam buku komunikasi organisasi yang ditulis oleh Pace
dan Faules menegaskan hal ini dengan mengemukakan bahwa iklim
komunikasi tertentu
memberi pedoman bagi
keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh
anggota organisasi untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif,
untuk mengikatkan diri mereka dengan organisasi, untuk bersikap jujur
dalam bekerja, untuk meraih kesempatan dalam organisasi secara
bersemangat, untuk mendukung para rekan dan anggota organisasi lainnya,
untuk melaksanakan tugas secara kreatif, dan untuk menawarkan
gagasan-gagasan inovatif bagi penyempurnaan organisasi dan operasinya,
semua ini dipengaruhi oleh iklim komunikasi. Iklim yang negatif dapat
benar-benar merusak yang dibuat anggota organisasi mengenai bagaimana
mereka akan bekerja dan berpartisipasi untuk organisasi. (Pace dan
Faules, 2002: p. 155)
Iklim komunikasi yang penuh rasa persaudaraan
mendorong para anggota organisasi untuk berkomunikasi sercara terbuka,
rileks, ramah dengan anggota yang lain. Sedangkan iklim komunikasi yang
negatif menjadikan anggota tidak berani berkomunikasi secara terbuka dan
penuh rasa persaudaraan. (Arni, 2004: p.84)
Jadi, iklim komunikasi
memainkan peranan sentral dalam mendorong anggota organisasi untuk
mencurahkan usaha kepada pekerjaan mereka dalam organisasi. (Pace dan
Faules, 2002: p. 155)
Dari sini dapat dikatakan bahwa iklim
komunikasi organisasi memiliki pengaruh yang cukup penting bagi motivasi
kerja dan masa kerja pegawai dalam organisasi. Iklim komunikasi yang
positif cenderung meningkatkan dan mendukung komitmen pada organisasi
dan iklim komunikasi yang kuat seringkali menghasilkan praktik-praktik
pengelolaan dan pedoman organisasi yang lebih mendukung (Pace dan
Faules, 2002: p. 156). Hal ini didukung pula Soemirat, Ardianto dan
Suminar bahwa iklim komunikasi organisasi yang positif tidak hanya
menguntungkan organisasi namun juga penting bagi kehidupan
manusia-manusia di dalam organisasi tersebut. (Ardianto dan Suminar,
1999:p. 68)
Dari uraian di atas mengenai iklim komunikasi organisasi,
kita dapat melihat pentingnya peran iklim komunikasi organisasi bagi
kehidupan sebuah organisasi. Oleh karena itu iklim komunikasi organisasi
merupakan hal penting yang tidak boleh diabaikan, tetapi harus
diperhatikan oleh organisasi.
2. Perkembangan Iklim Komunikasi di dalam Organisasi
Menurut
Pace dan Faules, unsur-unsur dasar organisasi (anggota, pekerjaan,
praktik-praktik yang berhubungan dengan pengelolaan, struktur dan
pedomanan) dipahami secara selektif untuk menciptakan evaluasi dan
reaksi yang menunjukkan apakah yang dimaksud oleh setiap unsur dasar
tersebut dan seberapa baik unsur-unsur ini beroperasi bagi kebaikan
anggota organisasi.
Misalnya, informasi yang cukup merupakan sebuah
indikasi untuk para anggota organisasi mengenai seberapa baik
unsur-unsur dasar organisasi itu berfungsi bersama-sama untuk
menyediakan informasi bagi mereka. (Pace dan Faules, 2002: p. 153)
Menurut
Pace dan Faules, pemahaman mengenai kecukupan informasi memberikan
petunjuk kepada para anggota organisasi mengenai aspek-aspek organisasi
yang merupakan salah satu bagian dari iklim komunikasi organisasi.
Persepsi
atas kondisi-kondisi kerja, penyeliaan, upah, kenaikan pangkat,
hubungan dengan rekan-rekan, hukum-hukum dan peraturan organisasi,
praktik-praktik pengambilan keputusan, sumber daya yang tersedia dan
cara-cara memotivasi kerja anggota organisasi semuanya membentuk suatu
badan informasi yang membangun iklim komunikasi organisasi.
Unsur-unsur
dalam organisasi tidak secara langsung menciptakan iklim komunikasi
organisasi, tetapi pengaruhnya terhadap iklim komunikasi organisasi
tergantung pada persepsi anggota organisasi mengenai nilai dan hukum dan
peraturan tersebut, yaitu apakah hukum dan peraturan harus diabaikan?.
Jadi dengan kata lain, unsur-unsur yang terdapat di dalam organisasi
tidak secara otomatis menciptakan iklim komunikasi organisasi tetapi
tergantung kepada persepsi anggota-anggota organisasi mengenai
unsur-unsur organisasi tersebut.
3. Dimensi Iklim Komunikasi Organisasi
Adapun
dimensi-dimensi iklim komunikasi organisasi menurut Pace dan Faules
dalam bukunya Komunikasi Organisasi, Strategi Meningkatkan Kinerja
Perusahaan. (2002: p. 159-160):
1. Kepercayaan
Personel di semua
tingkat harus berusaha keras untuk mengembangkan dan mempertahankan
hubungan yang di dalamnya terdapat kepercayaan, keyakinan dan
kredibilitas yang didukung oleh pernyataan dan tindakan. Para pemimpin
hendaklah berusaha membentuk kepercayaan di antara pengirim dan penerima
pesan. Kepercayaan ini akan mengarahkan kepada komunikasi yang terbuka
yang akan mempermudah adanya persetujuan yang diperlukan antara bawahan
dan atasan. (Arni, 2004:p.112)
Haney(1973) menemukan bahwa makin tinggi kepercayaan cenderung motivasi kerja makin tinggi. (Arni, 2004:p.174)
2. Pembuatan keputusan bersama
Para
karyawan di semua tingkatan dalam organisasi harus diajak berkomunikasi
dan berkonsultasi mengenai semua masalah dalam semua wilayah kebijakan
organisasi, yang relevan dengan kedudukan mereka. Para pegawai di semua
tingkat harus diberi kesempatan
berkomunikasi dan berkonsultasi
dengan manajemen di atas mereka agar berperan serta dalam proses
pembuatan keputusan dan penentuan tujuan.
Tetapi umumnya pimpinan mau
memberikan informasi ke bawah bila merasa bahwa pesan itu penting bagi
penyelesaian tugas. Tetapi apabila suatu pesan tidak relevan dengan
tugas, pesan itu tetap dipegangnya. (Arni,2004:p.111)
3. Kejujuran
Suasana
umum yang diliputi kejujuran dan keterusterangan harus mewarnai
hubungan-hubungan dalam organisasi, dan para pegawai mampu mengatakan
”apa yang ada dalam pikiran mereka“ tanpa mengindahkan apakah mereka
berbicara kepada teman sejawat,
bawahan, atau atasan.
4. Keterbukaan terhadap komunikasi ke bawah
Komunikasi
ke bawah menunjukan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau para
pemimpin kepada bawahannya. Menurut Lewis(1987) komunikasi ke bawah
adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk
pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah
informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan
mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan
perubahan.(Arni,2004:p.108)
Kecuali untuk keperluan informasi
rahasia, anggota organisasi harus relatif mudah memperoleh informasi
yang berhubungan langsung dengan tugas mereka saat itu, yang
mempengaruhi kemampuan mereka untuk mengkoordinasikan pekerjaan mereka
dengan orang-orang atau bagian-bagian lainnya, dan yang berhubungan luas
dengan perusahaan,
organisasinya, para pemimpin dan rencana-rencana.
5. Mendengarkan dalam komunikasi ke atas
Yang
dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari
bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepeda tingkat
yang lebih tinggi. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan
balikan, memberikan saran dan mengajukan
pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap karyawan(Arni,2004:p.117)
Hambatan dalam Komunikasi ke atas
° Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya.
° Perasaan karyawan bahwa pimpinan dan supervisor tidak tertarik kepada masalah mereka.
° Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas
°
Perasaan karyawan bahwa supervisor dan pimpinan tidak dapat menerima
dan berespon terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan.
(Arni,2004:p.119)
6. Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi
Personel di semua tingkat dalam organisasi harus menunjukkan suatu
komitmen terhadap tujuan-tujuan berkinerja tinggi-produktivitas tinggi,
kualitas tinggi, biaya rendah-demikian pula menunjukkan perhatian
besar
pada anggota organisasi lainnya. Jadi secara singkat, yang termasuk
dalam dimensi iklim komunikasi organisasi itu adalah kepercayaan,
pembuatan keputusan bersama, kejujuran, keterbukaan, mendengarkan dalam
komunikasi ke atas dan perhatian pada tujuan-tujuan kinerja tinggi.
