Tanda bukti transaksi dipakai sebagai bukti pencatatan yang merupakan bukti sumber dalam proses siklus akuntansi. Jika digambarkan siklus akuntansi pada tahap pencatatan adalah sebagai berikut :
Sumber pencatatan - jurnal - buku besar
Macam-macam bukti pencatatan
Bukti pencatatan ada yang berasal dari transaksi itu sendiri sebagai pendukungnya, tetapi ada juga yang dibuat untuk internal perusahaan.
Buku transakasi internal
Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang dibuat khusus oleh pihak internal dan digunakan untuk pihak internal perusahaan. Berikut bukti transaksi internal perusahaan.1) Bukti kas masuk
Tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai (cash).
2) Bukti kas keluar
Tanda bukti perusahaan yang telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian tunai, pembayaran gaji, pembayaran utang, atau pengeluaran-pengeluaran lainya.
3) Memo
Bukti pencatatan antar bagian atau antar manajer dan bagian-bagian yang ada di perusahaan.
Bukti transaksi ekternal
Adalah bukti transaksi yang berubungan dangan pihak luar, bukti tersebut dapat berupa kuitansi, faktur, nota kontan, nota debet, nota kredit, dan cek.1) Faktur
Adalah tanda bukti yang terjadi pembelian atau pennjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pihak pembeli.
2) Kuitansi
Bukti penerimaan sejumalh uang yang ditanda tangani oleh penerima uang dan disertakan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut.
3) Nota
Bukti atas pembayaran terhadap sejumlah layanaan yang telah diberikan kepada oleh suatu perusahaan secara tunai . nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli.
4) Nota debet
Tanda bukti perusahaan yang telah mendebeit perkiraan pelangganya yang disebabkan olleh berbagai hal. Nota debit dikirimkan perusahaan kepada pelanggan karena barang yang dibeli dikembalikan disebabkan rusak, atau tidak sesuai dengan pesanan dan penjual setuju dengan barangnya diterima kembali atau harganya dikurangi.
5) Nota kredit
Adalah bukti perusahaan telah mengkredit perkiraan pengganya yang disebabkan oleh berbagai hal. Nota kredit dikirim oleh perusahaan kepada langgananya sesuai dengan pihak yang tidak cocok atau rusak, untuk itu penjual setuju menerima barangnya.
6) Cek
Surat perintah yang dibuat pihak yang mempunyai rekening dibank agar bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum didalam cek tersebut.