Pembuatan diskripsi jabatan (job description) yang wajar dilakukan
melalui suatu analisis jabatan. Dari analisis jabatan yang dilaksanakan
tersebut, maka akan dilakukan penelitian terhadap aspek-aspek jabatan
melalui pengamatan dan/atau pengisian kuesioner baik secara tertutup
maupun terbuka (wawancara) - oleh mereka yang menduduki suatu jabatan
tertentu. Berdasarkan hasil pengumpulan data ini, kemudian akan
dilakukan analisis jabatan yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk
diskripsi jabatan.
Sering juga terjadi, diskripsi jabatan dibuat
terlebih dahulu--tanpa melalui analisis jabatan terutama pada perusahaan
(atau struktur organisasi) yang baru dibentuk. Dalam hal ini lebih
tepat untuk dikatakan sebagai “disesuaikan” menurut kondisi ataupun
kenyataan yang terjadi pada saat diimplementasikan.
Di dalam menyusun sebuah diskripsi jabatan, maka ada lima konsep dasar yang dasar dijadikan pertimbangan, yaitu:
•
Diskripsi jabatan adalah suatu dokumen singkat dari informasi faktual
yang merupakan tugas-tugas yang harus dilakukan dan merupakan
pertanggungjawaban yang melekat erat pada sebuah jabatan tertentu.
•
Dalam diskripsi jabatan akan teruraikan garis-garis besar lingkup
jabatan tersebut dan jabatan-jabatan lainnya dalam organisasi/perusahaan
dan prasyarat-prasyarat jabatan.
• Diskripsi jabatan selalu
mendasarkan pada hakekat pekerjaan daripada individu yang
melaksanakannya, dengan demikian orientasi yang termasuk di dalam
skripsi jabatan akan menekankan pada aktifitas-aktifitas yang harus
dilakukan oleh individu yang memegang jabatan itu.
•
Diskripsi jabatan juga merupakan berbicara mengenai informasi-informasi
yang selektif yang diperoleh dari laporan analisis jabatan. Oleh
karenanya diskripsi jabatan akan menampilkan pernyataan-pernyataan
(statements) yang relevan dengan jabatan tersebut.
• Data yang tercatat dalam diskripsi jabatan akan lebih ditekankan pada hakekat atau sifat dari jabatan yang bersangkutan.
Penyusunan
diskripsi jabatan merupakan satu kebutuhan yang harus dipenuhi sebuah
organisasi. Diskripsi jabatan sering mempunyai efek seperti cermin bagi
manajemen. Di sini manajemen dapat menggunakan diskripsi jabatan
tersebut untuk menemukan adanya ketidakseimbangan dalam organisasinya
terutama yang menyangkut bidang tugas, wewenang, tanggung jawab dan
sebagainya. Beberapa manfaat yang bisa ditarik dalam penyusunan
diskripsi jabatan antara lain sebagai berikut:
• Sebagai bahan untuk
mengadakan perbandingan antara tugas dan pekerjaan dalam suatu
perusahaan dengan tugas dan pekerjaan pada perusahaan yang lainnya
(termasuk sistem kompensasi yang berlaku).
• Sebagai dasar berpijak untuk penentuan sistem kompensasi di dalam perusahaan melalui proses evaluasi jabatan.
• Sebagai dasar untuk pembentukan performance appraisal system, penyusunan
program-program pengembangan sumber daya manusia, promosi jabatan, rekrutmen, dan sebagainya.
•
Membantu seseorang untuk bisa lebih mengerti mengenai tugas wewenang
maupun tanggung-jawab dari jabatannya. Dalam hal ini juga akan membantu
dalam hal memberi bahan orientasi jabatan untuk penjabatan baru.
•
Menjelaskan dan menjernihkan mengenai ruang lingkup jabatan dalam sebuah
organisasi sehingga dapat dihindari kemungkinan salah interpretasi,
overlapping, dan sebagainya.
• Membantu dalam program-program
perencanaan dan pengembangan organisasi termasuk diantaranya
program-program pelatihan, pengaturan kembali sistem dan prosedur kerja
dan lain-lain.
Penyusunan diskripsi jabatan akan sangat terkait erat
dengan struktur organisasi yang ada di perusahaan. Dengan demikian
pembuatan diskripsi jabatan dalam sebuah perusahaan yang belum mendapat
“ketenangan” dalam struktur organisasinya adalah sia-sia belaka, karena
bersamaan dengan selesainya pembuatan diskripsi jabatan, maka struktur
organisasi - serta jabatan-jabatannya - sudah akan berbeda dengan yang
dinyatakan dalam deskripsi jabatan tersebut. Halini menunjukkan bahwa
penyusunannya diskripsi jabatan juga akan berhubungan dengan masalah
waktu (disamping biaya tentunya). Dari segi waktu, biasanya setelah
beberapa minggu/bulan waktu harus dikeluarkan untuk penyusunan; maka
masih diperlukan pula waktu beberapa minggu/bulan lamanya untuk
memeriksa, mengevaluasi dan memperbaiki isi daripada diskripsi jabatan
tersebut, sebelum hasil dapat diterima dan diputuskan oleh manajemen
untuk diimplementasikan.
Kemudian hasil diskripsi jabatan ini masih
harus pula dipelihara dan dievaluasi secara kontinyu supaya tetap
up-to-date. Penyusunan diskripsi jabatan sebuah perusahaan seharusnya
dilaksanakan sendiri oleh para pejabat-pejabat yang duduk dalam struktur
organisasi yang ada. Dasar pertimbangan utamanya adalah hanya merekalah
yang paling tahu dan paham mengenai tugas-tugas yang harus
dilaksanakan, wewenang maupun
tanggung-jawab yang ada, dan
sebagainya. Dalam hal ini, bila perusahaan tidak memiliki personil yang
ahli (company specialist) untuk melaksanakan penyusunan diskripsi
jabatan, maka penyusunannya dapat dilakukan dengan bantuan konsultan
dari
luar secara bersama-sama. Hanya saja di sini proses akan berlangsung
jauh lebih lama berhubung konsultan tersebut harus mengenal dan
mempelajari terlebih dahulu mengenai sesuatu yang ada dalam organisasi
perusahaan (termasuk semua jabatan).
Proses penyusunan deskripsi
pekerjaan akan diawali dengan kegiatan pengumpulan data baik melalui
pengamatan lapangan, kuesioner, wawancara dengan para pemegang jabatan
yang ada maupun lewat data sekunder (referensi, studi literatur, dsb).
Bahan-bahan yang terkumpul tersebut kemudian harus diolah dan disusun
kembali serta diseragamkan untuk setiap jabatan yang sama (dalam hal-hal
yang berkaitan dengan pengawasan maupun persyaratan yang bersifat
umum). Hasil penyusunan awal yang berupa draft diskripsi jabatan
kemudian harus dievaluasi dan didiskusikan kembali dengan individu yang
memegang jabatan untuk kemudian diteliti kebenarannya. Berdasarkan
evaluasi dan koreksi yang dilaksanakan kemudian disusun “final job
description” dan akhirnya bisa
diimplementasikan. Diskripsi jabatan bukanlah sesuatu hal yang bersifat konstant
(permanen) oleh karena itu tindak lanjut (follow up) berupa evaluasi secara
kontinyu tetap diperlukan agar diskripsi jabatan selalu up-to-date.
Diskripsi
jabatan pada dasarnya menggambarkan tentang bagaimana kenyataan suatu
kegiatan/pekerjaan dilakukan. Secara komprehensif diskripsi akan berisi
tentang:
1. Nama Jabatan : di sini akan disebutkan masa jabatan yang
ada dan sesuai dengan struktur organisasi yang telah dirancang dalam
proses pembuatan struktur organisasi sebelumnya. Sekaligus di sini akan
disebutkan nomor kode dari jabatan tersebut untuk memudahkan dalam
proses pendataan nantinya.
2. Kedudukan Jabatan : di sini akan disebutkan kedudukan jabatan tersebut dalam
struktur
organisasi yang ada, misalkan berada di departemen/bagian/seksi apa.
Dari pernyataan ini akan dapat diketahui dengan mudah tingkat/hirarki
jabatan tersebut dalam struktur organisasinya.
3. Ikhtisar Jabatan :
menjelaskan mengenai tujuan umum atau tujuan dasar dari suatu jabatan
yang membedakannya dengan jabatan yang lain. Ikhtisar jabatan ini bisa
pula dikatakan sebagai kesimpulan (summary) dari tugas-tugas pokok.
4.
Tugas-Tugas Pokok : berisikan daftar tugas-tugas yang harus
dilaksanakan; meliputi tugas rutin (harian), tugas berkala (periodik
mingguan/bulanan), dan tugas insidentil/tambahan yang kejadiannya
berlangsung secara random.
Tugas-tugas yang dituliskan terutama
sekali yang frekuensi kegiatannya cukup sering. Dari daftar tugas ini,
maka tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan suatu jabatan dan
bagaimana tugas tersebut harus dilaksanakan akan dituliskan serinci
mungkin.
5. Wewenang : menunjukkan “the right & power” dari suatu
jabatan untuk memerintah, memutuskan, menegaskan aturan/prosedur yang
harus ditaati, dan sebagainya. Wewenang biasanya akan lebih banyak
ditujukan ke mereka yang memiliki kedudukan level/hirarki) yang berada
langsung di lini-atas suatu jabatan. Selanjutnya diskripsi jabatan
seringkali pula akan dilengkapi dengan spesifikasi dan kondisi kerja di
mana jabatan/kegiatan tersebut akan diselenggarakan secara rutin. Dengan
spesifikasi dan kondisi kerja, maka di sini akan diberikan gambaran
umum mengenai spesifikasi dan kondisi kerja seperti posisi kerja,
pengetahuan dan kecakapan teknis yang diperlukan, kondisi kerja
(temperatur, suara, penerangan dan kondisi lingkungan fisik kerja
lainnya) dan resiko-resiko kerja yang mungkin dihadapi. Penggambaran
tentang spesifikasi maupun kondisi kerja ini prasyarat jabat dan
sekaligus pula bisa dimanfaatkan untuk dasar penentuan kompensasi
jabatan.
Spesifikasi Jabatan
Spesifikasi jabatan memberikan suatu gambaran mengenai kualifikasi
kepribadian yang dituntut dalam suatu jabatan. Spesifikasi jabatan
tersebut akan memberi identifikasi dan formulasi secara jelas tentang
syarat-syarat jabatan yang dituntut dari seseorang yang nantinya
dipromosikan untuk menduduki suatu jabatan tertentu. Prasyarat yang
ditentukan seharusnya relevan dengan tugas-tugas pokok maupun
spesifikasi/kondisi kerja yang akan dihadapi (baik yang menyangkut
kemampuan fisik maupun mentalnya). Berdasarkan ketetapan mengenai
prasyarat jabatan ini, maka manajemen akan bisa memiliki acuan dasar
untuk melakukan program recruiting maupun training (pelatihan).
Spesifikasi
jabatan harus dibedakan dari analisis jabatan, karena
spesifikasi jabatan pada hakekatnya disimpulkan atau didasarkan dari
hasil analisis jabatan. Agar suatu jabatan bisa berhasil dilaksanakan
dengan sebaik-baiknya maka disusun suatu prasyarat jabatan yang secara
spesifik ditetapkan sebagi berikut:
1. Prasyarat Pengetahuan (Knowledge)
Meliputi
pengetahuan yang dibutuhkan untuk tiap-tiap jabatan seperti pengetahuan
teknis, profesional, administrasi/manajemen dan sebagainya.
2. Prasyarat Keterampilan (Skill)
Masalah
keterampilan (skill) ini sulit untuk diidentifikasikan maupun
didefinisikan, keterampilan merupakan bentuk-bentuk perilaku yang
penting dalam memberikan identifikasi dan tolok ukur seseorang secara
efektif. Ketrampilan dikembangkan dari proses latihan yang teratur,
rutin disamping tentunya juga tergantung pada kemampuan mental bawaan
dan atribut fisik seseorang.
3. Prasyarat Sikap (Attitude)
Prasyarat
ini yang paling sulit untuk diukur. Sikap pada hakekatnya merupakan
kecenderungan seseorang untuk bertindak yang sangat tergantung pada
aspek kognitif, afektif dan psikomotorik. Agar tetap bisa berguna, maka
spesifikasi jabatan harus selalu diperiksa - terlebih-lebih akan
diterapkan dievaluasi dan dikoreksi kembali apakah spesifikasi /
prasyarat suatu jabatan masih memadai (up-to-date) mengingat adanya
perubahan/perkembangan yang mungkin terjadi.