1. Pengertian Administrasi pendidikan
Administrasi dalam pengertian secara harfiah,kata “administrasi”berasl dari bahasa latin yang terdiri atas kata ad dan ministrare.kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam bahasa inggris yang berarti “ke”atau”kepada”.Dan kata ministrare sam artinya dengan kata to serve atau to conduct yang berarti”melayani,membantu dan mengarahkan”.Dalam bahasa inggris to administer berarti pula”mengatur,memelihara dan mengarahkan”.
Jadi
kata”administrasi” secara harfiah dapat di artikan sebagai suatu
kegiatan atau usaha untuk membantu,malayani,mengarahkan atau mengatur
semua kegiatan didalam mencapai suatu tujuan.(Purwanto:1:2007)
Administrasi dalam pengertian yang sempit
yaitu kegiatan ketatausahaan yang intinya adalah kegiatan ruti
catat-mencatat,mendokumentasika kegiatan,menyelenggarakan surat-menyurat
dengan segala aspeknya serta mempersiapkan laporan.
Administrasi pendidikan dalam pengertian secara luas adalah segenap proses pengerahan dan pengintegrasian segala sesuatu baik personel,spiritual maupun material yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan.
Jadi,didalam
proses administrasi pendidikan segenap usaha orang-orang yang terlibat
didalam proses pencapaian tujuan pendidikan itu
diintegrasikan,diorganisasi dan dikoordinasi secara efektif,dan semua
materi yang di perlukan dan yang telah ada dimanfaatkan secara efisien.
Dalam pengertian yang luas ini, istilah administrasi juga dapat diartikan sebagai berikut :
“Administrasi
adalah suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang berupa proses
pengelolaan usaha kerjasama sekelompok manusia yang tergabung dalam
suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersam yang telah ditetapkan
sebelumnya agar efektif dan efisien”.
Dalam batasan tersebut di atas, makna administrasi dapat di urai paling tidak menjadi lima pengertian pokok, yaitu :
- Administrasi merupakan kegiatan atau kegiatan manusia
- Rangkaian kegiatan itu marupakan suatu proses/pengelolaan dari suatu kegiatan yang kompleks, oleh sebab itu bersifat dinamis
- Prose situ dilakukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi
- Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
- Proses pengelolaan itu dilakukan agar tujuannya dapat dicapai secara efektif dan efisien.(Tsauri:2:2007)
2. Fungsi Administrasi Pendidikan
Agar
kegiatan dalam komponen administrasi pendidikan dapat berjalan dengan
baik dan mencapai tujuan,kegiatan tersebut harus dikelola melalui suatu
tahapan proses yang merupakan daur (siklus). Adapun proses administrasi
pendidikan itu meliputi fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,
koordinasi, komunikasi, supervise kepegawaian dan pembiayaan dan
evaluasi. Semua fungsi tersebut satu sama lain bertalian sangat erat.
Untuk menadapat gambaran yang lebih jelas tentang fungsi-fungsitersebut
di bawah ini akan diuraikan secara lebih rinci.
a. Perencanaan (Planning)
Perencanaan
merupakan salh satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan administrasi.
Tanpa perencanaan,pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan
dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan
merupakan kegiatan yang harus dilakukan pada permulaan dan selama
kegiatan administrasi itu berlangsung. Di dalam setiap perencanaan ada
dua faktor yang harus diperhatikan,yaitu faktor tujuan dan faktor
sarana, baik sarana personel maupun material.
Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai
2. Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan
3. Mengumpulkan daa dan informasi-informasi yang diperlukan
4. Menentukan tahap-tahap dan rangkaian tindakan
5. Merumuskan bagimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan
Syarat-syarat perencanaan
Dalam menyusun perencanaan syarat-syarat berikut perlu diperhatikan :
1. perencanaan harus didasarkan atas tujuan yang jelas
2. bersifat sederhana, realistis dan praktis
3. terinci, memuat segala uraian serta klarifikasi kegiatan dan rangkaian tindakan sehingga mudah di pedomani dan dijalankan
4. memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi dan situasi sewaktu-waktu
5. terfdapat perimbangan antara bermaca-macam bidang yang akan digarap dalam perencanaan itu, menurut urgensinya masing-masing
6. diusahakan
adanya penghematan tenaga, biaya dan waktu serta kemungkinan penggunaan
sumber-sumber daya dan dana yang tersedia sebaik-baiknya
7. diusahakan agar sedapat mengkin tidak terjadi adanya duplikasi pelaksanaan
Merencanakan
berarti pula memikirkan tentang penghematan tenaga, biaya dan waktu,
juga membatasi kesalahan-kesalahan yangmungkin terjadi dan menghindari
adanya duplikasi-duplikasiatau tugas-tugas/pekerjaan rangkap yang dapat
menghambat jalannyapenyelesaian.
Jadi, perencanaan sebagai suatu fungus administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :
“perencanaan(planning)
adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan
yang tertuju pada tercapainya maksu-maksud dan tujuan pedndidikan”.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian
merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja
antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Di dalam pengorganisasian
terdapatadanya pembagian tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab secara
terinci menurut bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga dari situ
dapat terciptalah adanya hubungan-hubungan kerjasama yang harfmonis dan
lancar menuju pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Pengorganisasian
sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para
pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam
kegiatan sekolah sehari-sehari terdapat bermacam-macam jenis pekerjaan
yang memerlukan kecakapandan keterampilan dan tanggung jawab yang
berbeda-beda. Keragaman tugas dan pekerjaan semacam itu tidak mungkin
dilakukan dan dipikul sendiri oleh seoran pemimpin. Dlam hal inilah
terletak bagaimana kecakapan kepala sekolah mengorganisasi guru-guru dan
pegawai sekolah lainnya dalam menjalankan tugasnya sehari-hari sehingga
tercipta adanya hubungan kerja sama yang harmonis dan lancar.
Yang
perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa
pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab hendaknya disesuaikan
dengan penglaman,bakat, minat, pengetahuan dan kepribadian masing-masing
prang yang dikperlukan dalam menjalankan tugas-tigas tersebut.
Dengan demikian ,pengorganisasian sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :
“pengorganisasian
adalah aktivitas-aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan
sehingga terwujudlah kesatuan usaha dealam mencapai maksud-maksud dan
tujuan-tujuan pendidikan”.
c. Pengkoordinasian (Coordinating)
Adanya
bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang,
memerlukan adanya koordinasi dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi
yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang
tidak sehat dan atau kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanya
koordinasi yang baik, semua bagian dcan personel dapat bekerja sama
menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan.
Pengkoordinasian
diartikan sebagai usaha untuk menyatu padukan kegiatan dari berbagai
individu agar kegiatan mereka berjalan selarfas dengan anggota dalam
usaha mencapai tujuan. Usayha pengkoordinasian dapat dilakukan melalui
berbagai cara,seperti:(a)melaksanakan penjelasan singkat
(briefing);(b)mengadakan rapat kerja;(c) memberikan unjuk pelaksanaan
dan petunjuk teknis,dan (d) memberikan balikan tentang hasil sutu
kegiatan.(Soetjipto:137:2004)
Dengan demikian,koordinasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagi berikut :
“koordinasi
adalah aktivitas membawa orang-orang, material, pikiran-pkiran,
teknikk-teknik dan tujuan-tujuan kedalam hubungan yang harmonis dan
produktif dalam mencapai suatu tujuan”.
d. Komunikasi
Dalam
melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas menyebarkan dan
menyampaikan gagasan-gagasan dan maksud-maksud ke seluruh struktur
organisasi sanat penting. Proses menyampaikan atau komunikasi ini
meliputi lebih dari pada sekedar menyalurkan pikiran-pikiran,
gagasan-gagasan dan maksud-maksud secara lisan atau tertulis.
Komunikasi
secara lisan pada umumnya lebih mendatangkan hasil dan pengertian yang
jelas dari pada secara tertulis. Demikian pula komunikasi yang dilakukan
secara informal dan secara formal mendatangkan hasil yang berbeda
pengaruh dan kejelasannya.
Menurut sifatnya, komunikasi ada dua macam yaitu komunikasi bebas dan komunikasi terbatas.
Dalam komunikasi bebas, setiap anggota dapat berkomunikasi dengan
setiap anggota yang lain. sedangkan dalam komunikasi terbatas, setiap
anggota hanya dapat berhubungan dengan beberapa anggota tertentu saja.
Dengan demikian, organisasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :
“komunikasi
dalam setiap bentuknya adalah suatu proses yang hendak mempengaruhi
sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur organisasi”.
e. Supervisi
Setiap
pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau
supervise. Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu.
Oleh karena itu, supervise haruslah meneliti ada atau tidaknya
kondisi-kondisi yang akan memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan
pendidikan.
Jadi, fungsi supervisi yang terpentig adalah :
1. menentukan kondisi-kondisi/syarat-syarat apakah yang diperlukan
2. memenuhi/mengusahakan syarat-syarat yang diperlukan itu.
Dengan demikian , supervisi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :
“supervise
sebagai fungsi administrasi pendidikan berarti aktivitas-aktivitas
untuk menentukan komdisi-kondisi/syarat-syarat yang esensial yang akan
menjamin tercapainya tujuan-tujuan pendidikan”.
f. Kepegawaian (Staffing)
Sama
halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang telah
diuraikan terdahulu kepegawaian merupakan fungsi yang tidak kalah
pentingnya. Agak berbeda dangan fungsi-fungsi administrasi yang telah
dibicarakan, dalam kepegawaian yang menjadi titik penekanan ialah
personal itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan di dalam kepegawaian
antara lain : menentukan, memilih, menempatkan dan membimbing personel.
Sebenarnya
fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan
dan pengorganisasian. Di dalam pengorganisasian telah dipikirkan dan
diusahakan agar untuk personel-personel yang menduduki jabatan-jabatan
tertentu di dalam struktur organisasi itu dipilih dan di angkat
orang-orang yang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang sesuai dengan
jabatan yang di pegangnya. Dalam hal ini prinsip the right man in the right place selalu di perhatikan.
g. Pembiayaan
Biaya/pambiayaan
merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah organisasi
karena biaya ini sangat menentukan bagi kelancaran jalannya sebuah
organisasi, tanpa biaya yang mencukupi tidak mungklin terjamin
kelancaran jalannya suatu organisasi.
Setiap
kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua memerlukan
adanya biaya., itulah sebabnya masalah pembiayaan ini harus sudah mulai
dipikirkan sejak pembuatan planning sampai dengan pelaksanaannya.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan, antara lain :
1. perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan
2. dari mana dan bagaimana biaya itu dapat diperoleh/diusahakan
3. bagaimana penggunaanya
4. siapa yang akan melaksanakannya
5. bagaimana pembukuan dan pertangung jawabannya
6. bagaimana pengawasannya,dll.
h. Penilaian (Evaluating)
Evaluasi
sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti
dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses
keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai denhan rencana atau
program yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan
pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan oleh unsure pimpinan
maupun oleh bawahan, memerlukan adanya evaluasi.
Dengan
mengetahui kasalahan-kasalahan atau kekurangan-kekurangan serta
kemacetan-kemacetan yang diperoleh dari tindakan evaluasi itu,
selanjutnya dapat di usahakan bagaimana cara-cara
memperbaikinya.(Purwanto:15-22:2007)
Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah :
1. Memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja , pekejaan tersebut berhasil
2. Menjamin cara bekerja yang efektif dan efisien
3. Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak
4. Memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi.(Soetjipto:138:2004)
Perlu
ditekankan disini bahwa fungsi-fungsi pokok yang telah dibicarakan di
atas satu sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan
suatu proses keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan
merupakan rangkaian kegiatan yang kontinyu.
3. Tujuan Administrasi Pendidikan
Tujuan adminitstrasi pada umumnya adalah agar semua kegiatan mandukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakan dalam dunia pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan.
Sergiovanni dan carver (1975) (dalam burhanuddin:2005) menyebutkan empat tujuan administrasi yaitu:
- efektifitas produksi
- efesiensi
- kemampuan menyesuaikan diri (adaptivenes)
- kepuasan kerja
keempat
tujuan tersebut digunakan sebagai kriteria untuk menentukan
keberhasilan dalam penyelenggaraan sekolah. Sebagai contoh: sekolah
mempinyai fungsi untuk mencapai efektivitas produksi, yaitu menghasilkan
lulusan yang sesuai dengan tuntutan kurikulum. Dalam pencapaian tujuan
tersebut harus dilakukan usaha seefisien mungkin, yaitu menggunakan
kepuan dana, dan tenaga seminimal mungkin,tetapi memberikan hasil sebaik
mungkin, sehingga lulusan tersebut dapat melanjutkan ketingkat
berikutnya dan dapat menyesuaikan dirinya dengan lingkunganya yang
barudan selanjutnya lulusan ini akan mencari kerja pada perusahaan yang
memberikan kepuasan kerja kepada mereka.
4. Ruang Lingkup (Bidang Garapan) Administrasi Pendidikan
Administrasi
pendidikan mempunyai ruang lingkup/bidang garapan yang sangat luas.
Secara lebih rinci ruang lingkup adcministrasi pendidikan dapat
diuraikan sebagai berikut :
a. Administrasi tata laksana sekolah
Hal ini meliputi :
1. Organisasi dan struktur pegawai tata usaha
2. Otorosasi dan anggaran belanja keuangan sekolah
3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan personel sekolah
4. Masalah perlengkapan dan perbekalan
5. Keuangan dan pembukuannya
b. Administrasi personel guru dan pegawai sekolah
hal ini meliputi :
1. Pengangkatan dan penempatan tenaga guru
2. Organisasi personel guru-guru
3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan guru
4. Rencana orientasi bagi tenaga guru yang baru
5. Inservice training dan up-grading guru-guru
c. Administrasi peserta didik
Hal ini meliputi :
1. Organisasi dan perkumpulan peserta didik
2. Masalah kesehatan dan kesejahteraan peserta didik
3. Penilaian dan pengukuran kemajuan peserta didik
4. Bimbingan dan penyuluhan bagi peserta didik (guidance and counseling)
d. Supervisi pengajaran
Hal ini meliputi :
1. Usaha
membangkitkan dan merangsang semangat guru-guru dan pegawai tata usaha
dalam menjalankan tugasnya masing-masing sebaik-baiknya.
2. Usaha mengembangkan, mencari, dan menggunakan metode-metode baru dalam mengajar dan belajar yang lebih baik
3. Mengusahakan cara-cara menilai hasil-hasil pendidikan dan pengajaran.
e. Pelaksanaan dan pembinaan kurikulum
Hal ini meliputi :
1. Mempedomani
dan merealisasikan apa yang tercantum di dalam kurikulum sekolah yang
bersangkutan dalam usaha mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan
pengajaran
2. menyusun
dan melaksanakan organisasi kurikulum beserta materi-materi,
sumber-sumber dan metode-metode pelaksanaanya, disesuaikan dengan
pembaharuan pendidikan dan pengajaran serta kebutuhan mesyarakat dan
lingkungan sekolah
3. kurikulum
bukanlah merupakan sesuatu yang harus didikuti dan diturut begitu saja
dengan mutlak tanpa perubahan dan penyimpangan sedikitpun. Kurikulum
meripakan pedoman bagi para guru dalam menjalankan tugasnya.
f. Pendirian dan perencanaan bangunan sekolah
Hal in meliputi :
1. Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang dibutuhkan
2. Mengusahakan, merencanakan dan menggunakan biaya pendirian gedung sekolah
3. Menentukan jumlah dan luas ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang, asrama, lapangan olah raga,dan sebagainya.
4. Cara-cara
penggunaan gedung sekolah dan fasilitas-fasilitas lainyang efektif dan
produktif, serta pemeliharaannya secara kontinyu.
5. Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pelajaran yang dibutuhkan
g. Hubungan sekolah dengan masyarakat
Hal
ini mencakup hubungan sekolah dengan sekolah-sekolah lain, hubungan
sekolah dengan instansi-instansi dan jawsatan-jawatan lain dan hubungan
sekolah dengan masyarfakat pada umumnya. Hendaknya semua hubungan itu
merupakan hubungan kerjasama yang bersifat pedagogis, sosiologis dan
produktif yang dapat mendatangkan keuntungan dan perbaikan serta
kemajuan bagi kedua belah pihak.
Dari
apa yang telah diuraikan di atas, ruang lingkup yang tercakup di dalam
administrasi pendidikan dapat dikelompokkan sebagai berikut :
- Administrasi material,yaitu kegiatan administrasi yang menyangkut bidang-bidang materi/benda-benda seperti :ketatausahaan sekolah, administrasi keuangan, dan lain-lain.
- Administrasi personel,mencakup didalamnya administrasi personel guru dan pegawai sekolah, dan juga administrasi peserta didik.
- Administrasi kurikulum,yang mencakup didalamnya penyusunan kurikulum, pembinaan kurikulum, pelaksanaan kurikulum, seperti pembagian tugas mengajar pada guru-guru, penyusunan silabus,dan sebagainya.(Tsauri:13-16:2007)
5. Prinsip-prinsip Administrasi Pendidikan
Prinsip
merupakan sesuatu yang di buat sebagai pegangan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.Diantara prinsip-prinsip administrasi pendidikan
antara lain :
- Adanya sumber daya manusia (SDM) atau sekelompokmanusia (sedikitnya dua orang) untuk ditata
- Adanya tiugas/fungsi yang harus dilaksanakn maksudnya ada sebuah kerjasama dari sekelompok orang
- Adanya penataan/pengaturan dari kerjasama tersebut
- Adanya non manusia seperti peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dan yang harus ditata
- Adanya tujuan yang hendak di capai bersama dari kerjasama tersebut.(Purwanto:2007)
Ada sebuah prinsip-prinsip administrasi yang menyinggung organisasi, diantara prinsip-prinsip tersebut adalah :
- Memiliki tujuan yang jelas
- Tiap anggota dapat memahami dan menerima tujuan tersebut
- Adanya kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan tindakan dan pikiran
- Adanya kesatuan perintah (Unity of command); para bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung dari padanya menerima perintah atau bimbingan dan kepada siapa ia harus mempertanggung jawabkan hasil pekerjaannya.
- Koordinasi tentang wewenang dan tanggung jawab, maksudnya ada keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab masing-masing anggota
- Adanya pembagian tugas atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan, keahlian dan bakat masing-masing, sehingga dapat menimbulkan kerjasama yang harfmonis dan kooperatif.(Tsauri:22:2007)