Manajemen Sumber Daya Manusia. Pengertian Iklim Organisasi,
Iklim organisasi memiliki banyak definisi. Definisi pertama dikemukakan
oleh Forehand and Gilmers pada tahun 1964, yang menyatakan bahwa iklim
organisasi adalah serangkaian deskripsi dari karakteristik organisasi
yang bertahan dalam jangka waktu lama (Toulson & Smith, 1994:455).
Pada tulisan Litwin dan Stringer, seperti dikutip Toulson dan Smith
(1994:457) mendefinisikan iklim organisasi sebagai suatu yang dapat
diukur pada lingkungan kerja baik secara langsung maupun tidak langsung
berpengaruh pada karyawan dan pekerjaannya dimana tempat mereka bekerja
dengan asumsi akan berpengaruh pada motivasi dan perilaku karyawan.
Davis
dan Newstrom (2001:25) memandang iklim organisasi sebagai kepribadian
sebuah organisasi yang membedakan dengan organisasi lainnya yang
mengarah pada persepsi masing-masing anggota dalam memandang organisasi.
Jadi
dapat disimpulkan bahwa iklim organisasi adalah serangkaian deskripsi
dari karakteristik organisasi yang membedakan sebuah organisasi dengan
organisasi lainnya yang mengarah pada persepsi masing-masing anggota
dalam memandang organisasi.
Pendekatan Iklim Organisasi
James dan Jones dalam Toulson dan Smith (1994:455) membagi iklim organisasi dalam tiga pendekatan, yaitu:
a. Multiple measurement – organizational approach
Pendekatan
ini memandang bahwa iklim organisasi adalah serangkaian karakteristik
deskriptif dari organisasi yang mempunyai tiga sifat, yaitu: relatif
tetap selama periode tertentu, berbeda antara organisasi satu dengan
organisasi lainnya, serta mempengaruhi perilaku orang yang berada dalam
organisasi tersebut. Faktor-faktor utama yang mempengaruhi adalah
ukuran, struktur, kompleksitas sistem, gaya kepemimpinan, dan arah tujuan organisasi.
b. Perseptual measurement – organizational attribute approach
Pendekatan
ini juga memandang iklim organisasi sebagai atribut organisasi, tetapi
pendekatan ini lebih menekankan penggunaan pengukuran persepsi daripada
pengukuran secara obyektif seperti ukuran dan struktur organisasi.
c. Perseptual measurement – individual approach
Pendekatan
ini memandang iklim sebagai serangkaian ringkasan atau persepsi global
yang mencerminkan sebuah interaksi antara kejadian yang nyata dalam
organisasi dan persepsi terhadap kejadian tersebut. Pendekatan ini
menekankan pada atribut organisasi yang nyata ke sebuah ringkasan dari
persepsi individu. Dengan pendekatan ini, variabel intervensi yang
disebabkan oleh kejadian-kejadian baik yang dialami oleh individu maupun
organisasi dapat mempengaruhi perilaku individu-individu tersebut. Oleh
karena itu, iklim organisasi dapat berlaku sebagai variabel bebas
maupun terikat.
Dimensi Iklim Organisasi
Toulson
dan Smith (1994:457) menerangkan dalam jurnalnya bahwa konsep iklim
organisasi pertama kali dikemukakan oleh Litwin dan Stringer pada tahun
1968. Iklim organisasi oleh Litwin dan Stringer, dijabarkan atau diukur
melalui lima dimensi, yaitu:
a. Responsibility (tanggung jawab)
b. Identity (identitas)
c. Warmth (kehangatan)
d. Support (dukungan)
e. Conflict (konflik)
Pengertian dari masing-masing dimensi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Tanggung Jawab
Tanggung
jawab (responsibility) adalah perasaan menjadi pimpinan bagi diri
sendiri, tidak selalu harus mengecek ulang semua keputusan yang diambil,
ketika karyawan mendapat suatu pekerjaan, karyawan yang bersangkutan
mengetahui bahwa itu adalah pekerjaannya (Toulson & Smith,
1994:457).
Tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk
melaksanakan fungsi yang ditugaskan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan
pengarahan yang diterima (Flippo, 1996:103) atau tingkatan sejauh mana
anggota organisasi bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang dibebankan
(Cherrington, 1996:560).
Tanggung jawab berhubungan dengan delegasi,
Handoko (2000:224) menyatakan bahwa delegasi dapat didefinisikan sebagai
pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk
menjalankan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang adalah proses dimana
para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang
melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan:
a. Pendelegasian menetapkan tujuan dan tugas pada bawahan.
b. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas
c. Penerimaan delegasi, baik implisit atau eksplisit, menimbulkan tanggung jawab.
d. Pendelegasian menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.
Agar delegasi menjadi efektif bagi bawahan diperlukan pedoman,
Handoko (2000:225), menggutip Stoner tentang pedoman delegasi yang efektif:
a. Prinsip skalar
Dalam
proses pendelegasian harus ada wewenang yang jelas. Garis wewenang yang
jelas akan membuat lebih mudah bagi setiap anggota organisasi
mengetahui: kepada siapa dia dapat mendelegasikan, dari siapa dia akan
menerima delegasi, dan kepada siapa dia harus memberikan
pertanggungjawaban.
b. Prinsip kesatuan perintah
Prinsip ini
menyatakan bahwa setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melaporkan
kepada seorang atasan. Pelaporan kepada lebih dari satu atasan membuat
individu mengalami kesulitan untuk mengetahui kepada siapa
pertanggungjawaban diberikan dan mana instruksi yang diikuti. Di samping
itu, bawahan dapat menghindari pelaksanaan tugas yang jelek dengan
alasan banyaknya tugas dari atasan yang lain.
c. Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas
Prinsip
ini menyatakan bahwa tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu
diberikan ke tingkatan organisasi yang paling bawah dimana ada cukup
kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya serta diberi wewenang
secukupnya. Bagian penting dari delegasi tanggung jawab dan wewenang
adalah akuntabilitas. Penerimaan tanggung jawab dan wewenang berarti
individu juga setuju untuk menerima tuntutan pertanggung jawaban tugas.
Dengan
penjelasan di atas maka karyawan akan merasa senang menerima tanggung
jawab yang diberikan atasannya, karena selain mendapat kejelasan
mengenai batasan-batasan tugas yang diterimanya serta kepada siapa dia
harus mempertanggung jawabkan hasil kerjanya, karyawan termotivasi untuk menerima tanggung jawab lain dan menyelesaikan tugas yang diterimanya dengan baik.
2. Identitas
Identitas
(identity) adalah perasaaan memiliki (sense of belonging) terhadap
perusahaan dan diterima dalam kelompok (Toulson & Smith, 1994:457).
3. Kehangatan
Kehangatan
(warmth) adalah perasaan terhadap suasana kerja yang bersahabat dan
lebih ditekankan pada kondisi keramahan atau persahabatan dalam kelompok
yang informal, serta hubungan yang baik antar rekan kerja, penekanan
pada pengaruh persahabatan dan kelompok sosial yang informal (Toulson
& Smith, 1994:457).
4. Dukungan
Dukungan
(support) adalah hal-hal yang terkait dengan dukungan dan hubungan
antar sesama rekan kerja yaitu perasaan saling menolong antara manajer
dan karyawan, lebih ditekankan pada dukungan yang saling membutuhkan
antara atasan dan bawahan (Toulson & Smith, 1994:457).
5. Konflik
Konflik
(conflict) merupakan situasi terjadi pertentangan atau perbedaan
pendapat antara bawahan dengan pimpinan dan bawahan dengan bawahan.
Ditekankan pada kondisi dimana manajer dan para pekerja mau mendengarkan
pendapat yang berbeda. Kedua belah pihak bersedia menempatan masalah
secara terbuka dan mencari solusinya daripada menghindarinya (Toulson
& Smith,1994:457).
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Iklim Organisasi
Menurut Higgins (1994:477-478) ada empat prinsip faktor-faktor yang mempengaruhi iklim, yaitu :
a. Manajer/pimpinan
Pada
dasarnya setiap tindakan yang diambil oleh pimpinan atau manajer
mempengaruhi iklim dalam beberapa hal, seperti aturan-aturan,
kebijakan-kebijakan, dan prosedur-prosedur organisasi terutama
masalah-masalah yang berhubungan dengan masalah personalia, distribusi
imbalan, gaya komunikasi,
cara-cara yang digunakan untuk memotivasi, teknik-teknik dan tindakan
pendisiplinan, interaksi antara manajemen dan kelompok, interaksi antar
kelompok, perhatian pada permasalahan yang dimiliki karyawan dari waktu
ke waktu, serta kebutuhan akan kepuasan dan kesejahteraan karyawan.
b. Tingkah laku karyawan
Tingkah
laku karyawan mempengaruhi iklim melalui kepribadian mereka, terutama
kebutuhan mereka dan tindakan-tindakan yang mereka lakukan untuk
memuaskan kebutuhan tersebut. Komunikasi
karyawan memainkan bagian penting dalam membentuk iklim. Cara seseorang
berkomunikasi menentukan tingkat sukses atau gagalnya hubungan antar
manusia.
Berdasarkan gaya normal seseorang dalam hidup atau mengatur
sesuatu, dapat menambahnya menjadi iklim yang positif atau dapat juga
menguranginya menjadi negatif.
c. Tingkah laku kelompok kerja
Terdapat
kebutuhan tertentu pada kebanyakan orang dalam hal hubungan
persahabatan, suatu kebutuhan yang seringkali dipuaskan oleh kelompok
dalam organisasi. Kelompok-kelompok berkembang dalam organisasi dengan
dua cara, yaitu secara formal, utamanya pada kelompok kerja; dan
informal, sebagai kelompok persahabatan atau kesamaan minat.
d. Faktor eksternal organisasi
Sejumlah
faktor eksternal organisasi mempengaruhi iklim pada organisasi
tersebut. Keadaan ekonomi adalah faktor utama yang mempengaruhi iklim.
Contohnya dalam perekonomian dengan inflasi yang tinggi, organisasi
berada dalam tekanan untuk memberikan peningkatan keuntungan
sekurang-kurangnya sama dengan tingkat inflasi. Seandainya pemerintah
telah menetapkan aturan tentang pemberian upah dan harga yang dapat
membatasi peningkatan keuntungan, karyawan mungkin menjadi tidak senang
dan bisa keluar untuk mendapatkan pekerjaan pada perusahaan lain. Di
lain pihak, ledakan ekonomi dapat mendorong penjualan dan memungkinkan
setiap orang mendapatkan pekerjaan dan peningkatan keuntungan yang
besar, sehingga hasilnya iklim menjadi lebih positif.