Komunikasi... apa sich susahnya?? bagi sebagian besar orang mungkin
berkomunikasi bukanlah suatu hal yang susah, terlebih lagi kita adalah
seorang pimpinan/Boss dalam suatu perusahaan. namun seringkali timbulnya
konflik pada suatu organisasi berawal dari ketidaksampaian informasi,
ketidakjelasan informasi ataupun tidak dapat ditrimanya pesan dengan
baik akibat penyampaian yang kurang baik pula. ada beberaapa faktor yang
perlu diperhatikan untuk mendapatkan komunikasi yang efektif
faktor-faktor yang berkaitan dengan komunikasi karyawan yang efektif di perusahaan terdiri dari:
a. Dirut harus menyadari pentingnya komunikasi
Faktor
paling penting dalam suatu program komunikasi karyawan yang berhasil
adalah kepemimpinan direktur utama. Ia harus berfalsafah dan berperilaku
setia pada gagasan bahwa berkomunikasi dengan karyawan mutlak perlu
untuk tercapainya tujuan organisasi. Disamping itu, sang dirut harus
merupakan seorang model peran komunikasi yang nyata serta terampil dan
bersedia menyampaikan pesan-pesan utama secara pribadi.
b. Para manajer memadankan tindakan dan ucapan
Bila
pesan implisit (tersirat) yang dikirim para manajer kontradiksi dengan
pesan resmi sebagaimana disampaikan dalam komunikasi formal, manajer itu
akan kehilangan kredibilitas di mata karyawan. Setiap kata-katanya
harus didukung oleh tindakan yang sepadan.
c. Komitmen pada komunikasi dua arah
Program
yang tidak efektif didominasi oleh komunikasi ke bawah. Program yang
sukses menyeimbangkan komunikasi ke bawah dan ke atas.
d. Penekanan pada komunikasi tatap-muka
Komunikasi
tatap-muka yang terus terang dan terbuka dengan para karyawan
menghadirkan para eksekutif sebagai seseorang yang memahami kebutuhan
dan keprihatinan para pekerja.
e. Tanggung jawab bersama untuk komunikasi karyawan
Semua
manajer mempunyai tanggung jawab dalam memastikan bahwa para karyawan
terinformasi, dengan implikasi perubahan menjadi lebih spesifik (khusus)
ketika implikasi itu mengalir ke bawah menyusun hierarki organisasi.
Hal ini menuntut manajemen puncak untuk memperhatikan agar manajemen
menengah dan bawah sepenuhnya diberitahu mengenai perubahan yang
direncanakan. Dan itu berarti manajer tingkat menengah dan bawah harus
cepat berbagi informasi dengan kelompok kerja mereka agar meminimalkan
ambiguitas.
f. Menangani berita buruk
Organisasi dengan komunikasi
karyawan yang efektif tidak akan takut menghadapi kabar buruk. Bila
kabar buruk dilaporkan secara terus terang, tercapailah suatu iklim
dimana orang tidak takut untuk berterus terang dan kabar baik akan
meningkatkan kredibilitas.
g. Pesan dibentuk untuk audensi yang dimaksudkan
Berbagai
macam orang dalam organisasi mempunyai kebutuhan informasi yang
berbeda. Para karyawan itu beragam dalam jenis informasi yang mereka
inginkan dan cara paling efektif bagi mereka untuk menerimanya. Para
manajer perlu mengetahui ini dan merancang program komunikasi yang
sesuai.
h. Perlakuan komunikasi sebagai suatu proses berkelanjutan
Perusahaan
unggul memandang komunikasi karyawan sebagai suatu proses manajemen
yang kritis, dilukiskan oleh lima kegiatan umum yang dilakukan
perusahaan :
1) Manajer menyampaikan dasar pemikiran yang melandasi keputusan
2)
Ketepatan waktu itu vital, dimana fakta diberikan secepat fakta itu
tersedia, ini mengurangi daya selentingan dan meningkatkan kredibilitas
manajemen.
3) Komunikasikan terus-menerus untuk mempertahankan agar informasi mengalir terus-menerus.
4)
Tautkan gambar besar dan gambar kecil, komunikasi yang benar-benar
efektif tidak terjadi sebelum para karyawan memahami bagaimana gambar
besar itu mempengaruhi pekerjaan mereka
5) Jangan mendiktekan cara orang seharusnya merasakan berita itu (Robbins, 2002 : 325).